Il booking engine è un software che permette all’utente di prenotare una vacanza direttamente attraverso il sito della struttura ricettiva e consente all’hotel di monitorare le scelte dei propri clienti.
Nel momento in cui l’azienda decide di usufruire di un software di booking engine deve fare attenzione, poichè la Rete Internet offre tantissime possibilità e alternative, ma non tutte sono valide ed efficienti. Infatti, uno studio dell’azienda americana iPercetion, specializzata nell’analisi dei comportamenti degli utenti online, ha evidenziato che

4 utenti su 10 che scelgono di soggiornare in un hotel e prenotano online hanno dovuto abbandonare la transazione per i più svariati motivi.

Le motivazioni che spesso hanno spinto gli utenti all’abbandono della prenotazione online sono, ad esempio, l’indecisione, il prezzo, l’insufficienza delle informazioni o la mancata disponibilità di stanze. Ma motivi ben più seri, collegati direttamente alla scelta del software di booking engine, sono la scarsa usabilità del sito e, soprattutto, problemi tecnici incontrati durante la fase di prenotazione online.

Non tutti i booking engine sono uguali e pochi sono realmente efficaci. Questo software deve rappresentare uno strumento sì utile all’utente per velocizzare la fase di prenotazione e prenotare nel momento stesso in cui sta navigando, ma principalmente utile all’hotel per far crescere le prenotazioni e, soprattutto, fornire un database di contatti difficilmente reperibili in altri modi.
Per funzionare correttamente ed essere efficiente, quindi, il software di booking engine deve avere delle caratteristiche tali da poter soddisfare completamente sia l’utente finale che l’albergatore.

Per non deludere le aspettative dell’utente e, pertanto, portare a termine la fase di prenotazione, il software deve essere semplice e il processo di booking deve essere chiaro ed elementare per qualsiasi tipologia di utente. Inoltre, l’affidabilità dei sistemi di pagamento, la flessibilità, la sicurezza delle transazioni non sono da sottovalutare, poiché rappresentano delle garanzie per il cliente. La velocità della fase di prenotazione, la completezza nel mostrare le opzioni prenotabili e la disponibilità del software in diverse lingue permetteranno agli utenti di portare a termine con successo la prenotazione. Infine, il software deve essere integrato molto bene con il sito web dell’hotel, in modo da poter accedervi in qualsiasi momento e da qualsiasi pagina e deve essere compatibile con tutti i browser presenti sul web.

Le caratteristiche necessarie per soddisfare le esigenze dell’albergatore sono molteplici: innanzitutto, la velocità e l’affidabilità sono indispensabili per le attività quotidiane di gestione del processo di prenotazione, poi, anche la chiarezza e la semplicità dell’interfaccia hanno la loro importanza poichè ogni membro dello staff deve riuscire ad utilizzare il software nonostante le diverse competenze. Di fondamentale importanza, è sicuramente il servizio di assistenza. Questo è probabilmente uno degli elementi chiave per riconoscere se un software di booking engine è buono e affidabile: infatti, l’hotel deve pretendere un’assistenza 24 ore su 24 e 365 giorni all’anno dall’azienda che fornisce il software. In più, il supporto oltre che essere via mail, deve assolutamente essere, soprattutto, via telefono e sempre reperibile in modo da poter contattare l’assistenza in qualsiasi momento. Attenzione ai costi però: devono essere compresi nei costi di utilizzo e non dovrebbero esistere cifre aggiuntive per l’assistenza tecnica. Inoltre, il software booking engine deve essere costantemente aggiornato perchè è fondamentale che il sistema di prenotazione segua l’evoluzione della tecnologia.

L’integrazione con gli strumenti di analytics è di primaria importanza dal momento che il software di booking engine deve essere compatibile e interfacciabile con quello di web analytics utilizzato: l’integrazione permetterà di constatare le reali prestazioni del programma di prenotazione, le effettive fonti di provenienza (motori di ricerca, portali, ecc), le conversioni visitatore-cliente e l’attività di eCommerce del sito.

Infine, un’altra accortezza è sicuramente il costo fisso. L’azienda fornitrice del software deve presentare un costo di utilizzo chiaro, possibilmente fisso e non variabile, e comprensivo di aggiornamenti, assistenza, certificato ssl[1]. E attenzione al contratto, non deve obbligare l’hotel ad utilizzare il sistema per un periodo di tempo prestabilito.

Scegliere un sistema di booking on-line significa costruire con l’azienda fornitrice una collaborazione continua: infatti, il rapporto non si deve fermare alla semplice installazione del software, ma bisogna costruire una collaborazione attiva che duri nel tempo. L’hotel e l’azienda di software devono cooperare per identificare problemi, creare soluzioni che vadano oltre la semplice prenotazione online.
In più, l’azienda che vi fornisce il programma di booking è importante che sia coinvolta nell’industria del turismo, che conosca bene il mercato e che sappia fare delle previsioni sulle tendenze che si presenteranno in futuro all’hotel e al suo business.

GLOSSARIO

[1] Certificato SSL: la tecnologia SSL (Secure Sockets Layer) è usata per cifrare, proteggendole dall’intercettazione, dalla decodifica e dalla contraffazione, tutte le informazioni sensibili trasmesse sul web. La tecnologia SSL può dunque essere utilizzata per garantire la sicurezza di transazioni economiche su siti web di eCommerce, trasmissione di dati sensibili (dati anagrafici, informazioni mediche, ecc.) su siti web, login a siti web, a extranet o intranet aziendali.